Projectstructuur

De partners hebben de verschillende conserveringsstappen geanalyseerd ten opzichte van de archiefpraktijk en de vereiste vaardigheden en technologieën. De belangrijkste schakel in het productieproces is het overzetten van analoog materiaal naar digitaal materiaal, inclusief:

• Collectie-evaluatie, identificatie en selectie van de werkvoorraad;
• Digitaliseringproces en de controle;
• Restauratie;
• Opslag;
• Productie van inhoudsinformatie (meta-gegevens), rekening houdend met toegankelijkheid en beschikbaarstelling.

Er is een sterke motivatie om de werkzaamheden in te richten als een ononderbroken stroom – vanuit technische en economische redenen, en ook om menselijke tussenkomst, waar mogelijk, te beperken. De verwachting is daarmee alle informatie die beschikbaar komt tijdens het proces te verzamelen, met inbegrip van  beoordeling van de apparatuur en technische kwaliteit. Deze aanpak minimaliseert de kans op slechte weergave, materiële schade en eventuele beperkingen op het toekomstig gebruik van de resultaten.

Voor kwaliteitsverbetering door middel van restauratie en voor tijdcode-gerelateerde, inhoudelijke beschrijving door middel van analyse en kennismanagement, kunnen andere processen worden gebruikt, onafhankelijk van de conserveringsketting.

Deze technische procesmanagementinstrumenten zijn nodig voor het plannen van activiteiten en voor optimalisatie van de kosten/baten-effectiviteit. De managementeisen zijn hoog, omdat betrokken personeel een combinatie kan zijn van interne archiefmedewerkers en externe onderaannemers bij facilitaire bedrijven.

Diagram

Voorgaande beschouwingen worden samengevat in het diagram hieronder :

Aangezien kwesties rond archiefbeheer sterk zijn gerelateerd aan de kosten van opslag en lange termijn investeringsplanning, worden opslag en archiefbeheer behandeld binnen één werkgebied.

De opvatting binnen het project is dat de meerwaarde van metadata ligt in het eenvoudig toegankelijk maken van de essence (de beelden en het geluid). Dit werkt het beste als de ontwikkelingen op het gebied van metadata worden geïntegreerd in de beschikbaarstellings- en toegangssystemen.